Trong Tin Học Văn Phòng, Chúng ta thường dùng Microsoft Excel để làm việc với bảng dữ liệu vì có thể tính toán, thống kê và sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng các hàm, các bộ lọc của ứng dụng.
Tuy nhiên Trình Soạn Thảo Văn Bản Word cũng có thể làm được điều này vì Microsoft Word cũng có thể Tạo Bảng và Thiết Lập Bảng đặc biệt hơn là Microsoft đã phát triển chức năng Tính Toán trong bảng Word với nhiều hàm thông dụng từ cơ bản đến năng cao như SUM, COUNT, MAX, NOT, AVERAGE… Giúp bạn có thể tính toán trong bảng Word một cách dễ dàng đối với những bảng dữ liệu nhỏ mà không cần dùng đến Excel.
Trung Tâm Tin Học Bà Rịa sẽ hướng dẫn cho bạn cách dùng hàm tính toán trong Word ở bài viết này nhé.
Cách sử dụng hàm để tính toán trong Word
Hướng dẫn nhanh: Nhấp chuột vào ô cần tính toán trong bảng > Chọn thẻ Layout > Chọn công cụ Formula > Chọn hàm cần tính > Điền giá trị cần tính vào trong hàm > Nhấn OK.
1. Dùng tham chiếu vị trí ô trong bảng để tính toán.
Microsoft Word gồm có những vị trí tượng trưng cho từng khu vực của bảng chúng ta sẽ gọi tên khu vực đó làm giá trị để dùng hàm tính toán trong bảng.
- Above: Các ô ở phía trên ô được chọn.
- Below: Các ô ở phía dưới ô được chọn.
- Left: Dãy ô bên trái ô được chọn.
- Right: Dãy ô bên Phải ô được chọn.
Với bảng trên chúng ta cần tính thành tiền và số lượng nhân với đơn giá. Cách làm như sau:
Bước 1: Nhấp vào ô cần tính > Chọn thẻ Layout > Chọn công cụ Formula.
Bước 2: Trong công cụ Formula chọn Hàm để tính toán trong danh mục Paste function > Nhấn OK.
Number Format: Là kiểu định dạng số thập phân cho một số trường hợp bạn muốn hiển thị.
Để tính kết quả của dãy ô bên trái ta sẽ chọn giá trị Left để điền vào giá trị cần tính trong dấu ngoặc. Sau đó bấm OK.
Lưu ý: Vì là hàm nên các công thức ở ô Formula đều phải có dấu = ở trước nhé.
Và đây là kết quả, rất chính xác. Các ô khác bạn cũng làm tương tự nhé.
2. Dùng tham chiếu địa chỉ ô để tính toán.
Việc này áp dụng cho tính toán có điều kiện ở trong bảng khi cần tính giá trị ở một số ô chứ không phải là vùng. Tương tự Excel mỗi ô trong Word đều có địa chỉ của nó nhưng không hiển thị như Excel như hình minh họa dưới đây.
Cách làm: Tương tự phần 1 Chọn Layout > Formula thay giá trị tham chiếu cần tính trong hàm thành vùng địa chỉ ô.
Trong dấu ngoặc điền giá trị tham chiếu là địa chỉ ô. Nhấn OK
Kết quả như hình. Rất chính xác phải không!
Cách cập nhật kết quả khi thay đổi dữ liệu trong bảng Word
Khi bạn thay đổi dữ liệu trong bảng word để kết quả được cập nhật bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào ô kết quả chọn Update Field. Ngay lập tức kết quả sẽ được cập nhật.
Bạn có thể Cập nhật toàn bộ kết quả trog bảng bằng cách chọn toàn bộ bảng và nhấn F9. Tất cả kết quả sẽ được cập nhật.
Thay đổi công thức tính toán trong bảng Word
Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào ô có công thức cần chình sửa > Chọn Edit Field > Chọn công thức thay đổi rồi nhấn OK.
Các hàm cơ bản Word thường dùng trong tính toán
- Hàm SUM(): Tính tổng.
- Hàm AVERAGE(): Tính Trung Bình.
- Hàm PRODUCT(): Tính Nhân.
- Hàm MIN() – MAX(): Tìm giá trị nhỏ nhất – Lớn nhất.
- Hàm COUNT(): Đếm số lượng.
Xem thêm: Dịch vụ viết phần mềm Excel
Lời Kết
Bài viết này là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm để tính toán trong Word như Excel. Hy vọng thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tính toán trong Word một cách nhanh chóng.